保有個人データの請求等手続きのご案内


当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

  1. 保有個人データの利用目的

    (1) 社員情報
     人事労務管理、社会保険事務手続き、福利厚生管理、取引先との契約のため

    (2) 採用応募者に関する個人情報
     採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

    (3) お問合せ時に取得する個人情報
     当社への各種お問合せに回答するため

    (4) お取引先担当者様情報
     商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため

  2. 「開示等の請求」申出先

    「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。

    〒102-0093
    東京都千代田区平河町2丁目16番1号 平河町森タワー5F
    株式会社ラックテクノロジーズ 苦情相談窓口責任者
    電話 03-6757-0190

  3. 「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

    「開示等の請求」を行う場合は、(1) の請求書に所定の事項を全てご記入の上、(2) を同封しご郵送下さい。 なお、請求書用紙につきましては、PDFファイルをダウンロードし、印刷してご記入下さい。

    (1) 当社所定の請求書

    1. 保有個人データ開示等請求書 」(※1)

    (2) ご本人様確認のための書類

    以下の本人確認書類のいずれかの写しを同封して下さい。

    1. ・運転免許証
    2. ・外国人登録証明書
    3. ・健康保険の被保険者証

    なお、当社社員の皆様からの請求には直接面談により対応いたしますので、上記本人確認書類は必要といたしません

  4. 代理人様による「開示等の請求」の場合

    「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2.の書類に加えて、下記の書類の写しを同封して下さい。

    1. ・戸籍謄本
    2. ・健康保険の被保険者証
  5. 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

    利用目的の通知又は開示の請求の場合の手数料はいただきません。

  6. 「開示等の請求」に対する回答方法

    請求書に指定いただいた請求方法によりご回答申し上げます。

    電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

    なお、指定での回答方法が困難な場合は個人情報保護法第28条2項により書面の交付による方法で開示いたします。

    • 「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
    • 以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。
    1. ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
    2. 所定の申請書類に不備があった場合
    3. 開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)に該当しない場合
    4. ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    5. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    6. 法令に違反することとなる場合
  7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

    (1) 基本方針の策定

    1. 保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

    (2) 保有個人データの取扱いに係る規律の整備

    1. 保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

    (3) 組織的安全管理措置

    1. ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
    2. ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

    (4) 人的安全管理措置

    1. ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
    2. ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

    (5) 物理的安全管理措置

    1. ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
    2. ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

    (6) 技術的安全管理措置

    1. ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
    2. ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。

ただし、以下a〜dのいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。

  1. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
  2. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
  3. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  4. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの